Организацию деловой поездки за рубеж можно поручить специализированной компании. Когда в этом есть смысл? Во что обходятся такие услуги?

«Поскольку наша сфера деятельности предполагает работу с клиентами из разных стран, командировки случаются часто – в среднем раз в два месяца. За последнее время я уже посетила Индию, Россию, Чехию, Болгарию, Турцию и другие страны. Всю поездку оплачивает компания, причем не скупится – на авиаперелетах и отелях никогда не экономят. Все организационные вопросы берет на себя специализированная турфирма. Правда, иногда возникает необходимость пойти в визовый центр, но это случается очень редко», – рассказала Карина Волкова, работающая в сфере бизнес-авиации. «Деньги» решили разобраться в тонкостях делового туризма. Выяснилось, что существуют три основных случая, когда есть прямой смысл нанять подрядчика для организации поездки.

Тренинги за рубежом
Отправить сотрудников за новым опытом, для посещения обучающего семинара или тренинга, устроить для них тимбилдинг – для этого необходима четкая организация деловой поездки. И заботы о билетах, отелях и прочем может взять на себя как сама компания, так и нанятый ею подрядчик-турфирма.
«Частично организацией корпоративных поездок занимается личный помощник главы правления нашей группы компаний. Организация поездки – процесс трудоемкий. Но поскольку мы ездим в одни и те же поездки уже много лет, сам процесс отлажен до мелочей», – говорит PR-директор группы компаний «DiaWest-Комп'ютерний світ» Наталия Толуб.

Итак, компания решила организовать тренинг для своих десяти сотрудников самостоятельно. Вопросы, которые необходимо в первую очередь решить, кроме тематики и оплаты услуг лидера мероприятия, – это транспорт (обычно авиаперелет), проживание в отеле, аренда места проведения тренинга, получение виз. Далее идут пункты попроще – трансферы, экскурсии, питание и активный отдых. Организацией такой поездки сотрудник внутри компании может заниматься около двух месяцев. Решит все вопросы быстрее опытный подрядчик – в Украине сотни турфирм предлагают услуги делового туризма. Цена вопроса – комиссия в размере 10% общих пакетных затрат на всю поездку. Хотя вознаграждение подрядчика может быть и большим: все зависит от сложности заказа, уникальности предложения, места расположения мероприятия и других обстоятельств.

Компания-подрядчик может взять на себя все хлопоты – вплоть до организации чартерного рейса, если на то есть необходимость. Есть у работы с подрядчиками и другие плюсы. «Абсолютно все корпоративные клиенты нуждаются в эффективном тревел-агентстве для организации деловых поездок своих сотрудников, так как агентство может не только предложить комплексный продукт, включающий оформление билетов на любой вид транспорта, бронирование отеля, трансфера или автомобиля в аренду, визовую поддержку, но и предоставить бухгалтерскую отчетность в едином формате, отсрочку платежа, а также развернутую статистику, позволяющую проанализировать тревел-расходы и разработать грамотные индивидуальные программы экономии средств», – расхваливает возможности подрядчиков заместитель генерального директора по работе с корпоративными клиентами компании «Пилот» Елена Торчило.

Турфирма также может «выбить» из своих партнеров дисконты для клиента – скидки на проживание в отеле, наземное обслуживание, авиабилеты. Но, пожалуй, самым важным все равно остается получение виз: успешно решающая этот вопрос турфирма может на многие годы стать надежным партнером компании при организации любых поездок сотрудников за рубеж.

Конференции и выставки
Другим базовым «китом» бизнес-туризма считаются конференции и выставки. Поездку одного-двух сотрудников вполне можно организовать собственными силами – благо возможности бронирования и оплат через Интернет с каждым годом все шире. Например, стоимость поездки на выставку в Китай обойдется фирме от 9 тыс. грн. за одного сотрудника (сюда войдет перелет, проживание 3 ночи, трансферы и услуги переводчика). Приблизительный бюджет поездки в США на конференцию – 12 тыс. грн. (перелет, проживание в отеле 4* 3 ночи, завтраки, трансфер, страховка). По сути, сегодня любая компания может самостоятельно организовать поездку – оформить авиабилет и забронировать отель можно онлайн, подать документы и оформить визы сотрудникам, а вопросы наземного обслуживания (трансферы, экскурсии, питание) можно решить, воспользовавшись советами бывалых путешественников, изучив многочисленные форумы. Иной вопрос – не перекроет ли экономию на услугах подрядчиков те траты рабочего времени и риски, что сопряжены с самостоятельной организацией поездки? Особенно, если поездка по еще не освоенному маршруту.

Помочь в решении организационных вопросов при посещении выставки могут и организаторы события. Очень часто именно организаторы выставки имеют свои отдельные договоренности с турфирмами, с помощью которых предоставляют услуги для посетителей. Принимающая сторона может предложить даже полный пакет услуг с трансферами и отдельной развлекательной программой или услуги по отдельности – встреча в аэропорту, покупка билетов в театры. Некоторые выставки могут оплатить часть расходов за участника, если видят в нем своего потенциального клиента или партнера. Однако такое – скорее, исключение. «Керальская туристическая выставка в Индии далеко не всем приглашенным оплачивает перелеты и проживание. Самостоятельно оплатить туда поездку накладно – перелет из Киева в Кочин стоит 700–800 долларов, плюс проживание (3 ночи) – еще 250–400 долларов, плюс трансферы и питание – это выливается в сумму, сравнимую с десятидневной туристической поездкой», – рассказала Наталия Дементьева из компании «Про-Восток».
Специализированные туристические фирмы активно продвигают поездки на популярные выставки – это могут быть как предложения по определенной стране, так и по определенным отраслевым тематикам.

Частые командировки
«Во время организации командировок за границу мы работаем с одной и той же туристической компанией уже много лет и ездим с ней не только на корпоративные мероприятия, но и на отдых с семьей. Они полностью берут на себя решение всех сопутствующих вопросов. Командировочные, безусловно, мы всегда оформляем», – отметила Наталия Толуб.

Командировка сотрудника за границу обычно становится заботой компании, разве что в компании более десятка сотрудников ежемесячно совершают деловые поездки по всему миру. Естественно, в таком случае целесообразно нанять турфирму для организации всех путешествий. Основные вопросы, которые необходимо закрыть, те же – перелет, проживание, трансферы. Если командировочных всего двое-трое, можно вооружиться платежной карточкой и Интернетом: забронировать все самостоятельно, отправить сотрудников самих оформлять визу и так сэкономить деньги компании на привлечение подрядчиков.

Передачу командировочных сотрудникам компания может решить старым добрым способом выдачи наличных, а после поездки потребовать отчета с предъявлением чеков. Проще и эффективнее, конечно, оформить корпоративные платежные карты с определенным остатком на счету. Таким образом, сотрудники будут расплачиваться за текущие расходы во время бизнес-поездки, а компания сможет полностью контролировать расход средств без бумажной чековой волокиты (с помощью интернет-банкинга). Цена оформления такой карты в зависимости от класса (Electron или Classic) составит 25–150 грн.

Источник: http://dengi.ua

Метки: поездка, финансы, конференции, тренинг, командировка


Комментариев пока еще нет. Вы можете стать первым!

Добавить комментарий!

Рекомендуем

Реклама на сайте